全球專案管理「群英會」(下) -參加PMI-2003 Leadership Meeting 及Global Congress見聞

此次會議期間的頭兩天,正好遭逢美國東岸50年來最大一次颶風Isabel的侵襲,PMI總會為確保與會者之安全及會議之順利召開,除不斷利用其網站公告最新颶風動態外,並於9月18日下午會議中正式通知將當晚歡迎晚宴提前五點鐘開始並於六時就結束,以便大家即早返回旅館「避風」,另宣佈9月19日原訂上午8.30-11.00時的12 場分組「PMI Operational Presentations」 取消,且有若干補救措施(還好,我前次已參加該重要幾場說明會,對我影響不大),並設置語音系統說明議程之變更與調整(可見,PMI的風險管理及應變處置方式確實不錯)。我在美國華府曾前後待了八年,還真首次體驗這颶風之夜(幸好,我所住的旅館並未停水停電,網路使用也正常;但許多住在巴爾地摩其他旅館的與會者卻沒有那麼幸運)。

次日(19日)中午,風雨過後一切恢復正常,大家又回到Convention Center,進行「Concurrent Educational Tracks」部份之研討。該會議之主要目的就是要提供各分會領導人「如何經營非營利性組織」的一種訓練,並藉研討與觀摩方式促進各分會間之交流。由於議題眾多,故區分為兩個時段,每一時段各8場,共16場進行分組提報(每人也只能共參加2場) ;因此我選擇了有關〝分會策略規劃〞為主題的兩場研討。其一,討論PMI各分會的成熟度模式;PMI定義每一分會的發展可分為Organizational、Operational、Developmental、Strategic及Maturity等五個階段,而我們PMI-Taiwan正屬於成立2年以上,擁有超過100個會員的所謂「Developmental發展階段」,且以我們現有128位會員及32位專業PMP而言,與其他分會相比,我們已從「迷你型(不足30人)」晉升為「中小型」且擁有25%比例PMP算是相當值得欣慰的。(目前台灣有398位PMI會員,而只有1/3參加我們分會,顯然我們還有很大的成長空間)。其二,則是由Orange County分會示範說明〝如何作分會的策略規劃(Strategic Plan)〞。其程序分為Assessment、Visioning、Direction Setting及Operational Planning等四階段,並詳細說明每階段應如何進行,確實使與會者受益匪淺(我返國後立即現學現賣用在本會2004年策略規劃上)。

第三天(20日)我起個大早,參加從7.00-7.45時同時分6場舉行的「早餐會議」,我選擇了〝2004 Exposure Draft to the PMBOK Guide〞那一組,會中提供簡單的Continental Breakfast 並由擔任PMI Standard Program Manager的Steve Fachrenkrog先生主報有關「2004年版PMBOK」編審進度及內容之修訂增補。Fachrenkrog先生表示2004年版PMBOK初稿於2003年11月底完成後將與各分會研討修正(我已代表PMI-Taiwan表達希參與該修訂計劃之意願)、於2004年年中完稿、2004年10月正式發行。另該新版PMBOK與2000年版相比,除主要圖表排列及編號異動外,會增加許多新的內容,如目前最熱門的Portfolio/Program Management, PMO, OPM3,另在現PMP考試中佔14.5%的Professional Responsibilities也會在新版內容中大量補充。

接著,由PMI總會主席Deborah O'Bray女士所率領的相關董事會成員及擔任CEO的Gregory Balestrero先生共同向全球各分會代表以〝The Future of PMI-Our Strategic Vision〞為題,說明PMI的核心價值(Professionalism、Knowledge、Community and Volunteerism、Value of PM to Business)及提報PMI的策略發展目標(Image & Brand、Networking & Community、Professional Development、Knowledge、Advocacy)。而Balestrero先生且強調PMI運用「平衡計分卡(BSC)」導入策略規劃的重要,且說明PMI的組織策略為Product Innovation、Customer Relationship Management及Eminent Influence,並建議所有分會領導人如何與總會一起努力,推動發展此全球性的專業組織。提報完後即進行〝Ask the Chair & CEO〞,由O'Bray女士與Balestrero先生共同主持(各部門主管20餘人列席),接受與會人士所提內容包括從會務發展、分會組織、會員權益、考試認證、出版品、總會贊助、行政能力提昇、交流活動等數十個問題,並由兩位及列席主管作即席答覆。我當然不忘藉此增加PMI-Taiwan「曝光度」,提出希望將來能邀請O'Bray女士與Balestrero先生與其他主管到台灣參加PM會議,並希望總會能協助我們主辦相關活動,亦獲肯定答覆,並分與兩位合影留念。中午在各與會者互道珍重後結束這兩天半的Leadership Meeting,使我覺得雖第二次參加,仍不虛此行。

〈Part I全文完;Part II將報導Global Congress部份敬請期待〉

  1. 「PMI Operational Presentations」會議係提供各分會有關PMI若干重要政策及作業準則之說明與研討,包括:PMP認證資格延續、PMP認證訊息更新、REP申請 與審查、如何召募及服務會員、分會營運策略、分會領導人的責任、PMI專業 倫理等。
  2. 「Concurrent Educational Tracks」共分為8大主題,包括:Progressive Leadership #1 and #2, DEP (Data Exchange Program), Volunteer Development, Strategic Planning for Components, Community Through Components, Learning Sharing, Component Administration,每一主題又各兩場不同內容的討論提報。